Как создать в офисе удобную и функциональную комнату для переговоров?

30.10.2018

Переговорная в офисе – это кабинет, который хотя и не служит постоянным местом работы для сотрудников, тем не менее играет важную роль в работе компании. Даже если ваши заказчики не приходят непосредственно в офис, переговорная нужна для других целей: проводить собеседования, совещания отделов, тренинги.

Как понять, какого размера переговорная комната нужна вам? Если при рассадке сотрудников можно опираться на правило «не менее 4,5 кв. м на человека, работающего за компьютером, не считая подсобных помещений», то, определяя площадь комнаты для совещаний, нужно обратить внимание на следующие пункты:

• Сколько у вас отделов в компании? Если регулярно проходят совещания руководителей и от каждого отдела присутствует один человек, нужно предусмотреть такое количество мест в переговорной, как минимум.
• Приезжают ли в офис заказчики? Сколько обычно человек присутствует на переговорах?
• Проходят ли тренинги, обучающие семинары и как много сотрудников присутствует на них? Если нет другого места и роль класса будет выполнять та же переговорная, нужно учесть это.
• Часто ли вы проводите собеседования? Для одного соискателя, менеджера по персоналу и руководителя отдела не нужно много места, но если совещания и собеседования будут пересекаться по времени, лучше предусмотреть дополнительную небольшую комнату – специально для собеседований и других встреч, где будет присутствовать 2–3 человека.

Эти правила можно применить к средним компаниям, а в крупных, где есть постоянный поток посетителей, заказчиков и соискателей, можно запланировать несколько больших и несколько маленьких переговорных.

Где расположить?

Если вы располагаете офисом «открытого» типа и у вас нет недостатка в естественном освещении, большой комнате переговоров нужно выделить такое место, чтобы:

• К ней было удобно проходить из любой точки офиса.
• Ближайшие рабочие места были на некотором удалении. Это необходимо, чтобы шум основной части офиса не мешал в переговорной, а до заказчиков не донеслись разговоры, содержащие конфиденциальную информацию (например, обсуждение условий поставок в отделе продаж).
• В ней было хотя бы одно окно: даже при отлично работающей системе кондиционирования при долгих совещаниях нужно обеспечить приток свежего воздуха.

Какие материалы выбрать?

Выбор зависит от интерьера вашего офиса, количества переговорных и их размера. Если планируется всего одна комната, ее вполне уместно будет смонтировать из глухих или комбинированных (со стеклом в верхней части) перегородок. Если же таких комнат нужно несколько, то в этом случае такие материалы, как ЛДСП или МДФ, визуально закроют, загромоздят пространство. В этом случае лучше использовать стекло. Если полностью прозрачные стены не подходят, стекло дополняют жалюзи либо матовой (белой или цветной) пленкой.

Звукоизоляция

Если рассматривать вопрос звукоизоляции, то здесь два решения:

1. Использовать перегородки высотой до потолка или, если потолки очень высокие, максимальной высоты. Одинарные или двойные стеклянные перегородки снижают шум достаточно эффективно – до 36–38 дБ.
2. Если для создания переговорной использованы глухие перегородки, внутри можно дополнительно использовать звукопоглощающие панели, отделанные синтетическим либо натуральным материалом для подавления звуковых волн. Это дополнительно улучшит акустику.

Дополнительные элементы

Для удобной работы в переговорных нужно предусмотреть такие устройства:

• Розетки: они нужны для ноутбуков, поэтому оптимально встроить их в столы, чтобы с любого из мест было удобно подключиться. То же касается сетевых кабелей.
• Экран и проектор – для проведения презентаций, тренингов. В этом случае нужны жалюзи или роллеты на окно для создания полумрака.
• Кондиционер или вентиляция, особенно если в помещении нет окна: для долгих совещаний это необходимый элемент.

С любыми нашими перегородками – как глухими из гипсокартона и других материалов, так и стеклянными – не возникает никаких проблем с прокладыванием проводки и интернет-кабеля. Дополняя их встроенными дверьми, вы получите удобный, полностью изолированный кабинет, оснащенный всем необходимым для работы.

Ссылки: