Из чего складывается бюджет на переезд?

04.04.2019

Переезд – это большие хлопоты и большие расходы. Как правильно посчитать бюджет на переезд, на чем можно сэкономить, а на чем лучше не пытаться – дороже выйдет. Наша статья поможет правильно рассчитать и распределить ресурсы. Написано на основе реального опыта.

Основные затраты на переезд в новый офис

Вы решились на переезд в новый офис. Что будет первым шагом: поиск помещения, заказ дизайн-проекта, планировка пространства? Все это пока оставьте за скобками.

В первую очередь вам придется посчитать бюджет на переезд. И только потом, исходя из установленных бюджетных рамок, можно будет смотреть помещения, составлять схему рассадки и планировать оптимальный дизайн офисного пространства.

Каковы основные пункты расходования средств при переезде компании?

• Арендные затраты на новый офис.
• Стоимость инженерного проектирования.
• Необходимая документация.
• Дизайн-проект.
• Ремонт помещения.
• Обустройство будущего офиса: перегородки, мебель, оформление.
• Навигация и брендирование.
• Упаковка мебели и техники на прежнем месте дисклокации.
• Транспортировка.
• Расходные материалы для обустройства нового офиса.

К этим затратам добавьте и оперативные расходы, которые неизбежно увеличат бюджет переезда. Список может изменяться в зависимости от условий переезда.

Маленькие и большие бюджетные хитрости

Кажется, что ничего сложного нет: бери цифры, складывай и получай искомую сумму. Но почему так часто мы слышим отчаянную фразу: «Мы не уложились в бюджет!» Причин много, ведь подводных камней хватает. Вот несколько статей расходов, которые чаще всего ведут к перерасходам.

• Цена материалов и услуг. Вы заложили в бюджет ремонт по одной стоимости за квадратный метр, а когда начали договариваться с подрядчиком, выяснилось, что цену материалов взяли из интернета и она давно выросла, в стоимость услуг не включили работу одного-двух важных специалистов.
• Как справиться? Уточняйте цены, просите прозрачную смету, фиксируйте все договоренности. На своем опыте: мы предоставляем нашим заказчикам детализированную смету на все расходы и заключаем на ее основе договор – все четко и прогнозируемо.
• Замена материалов. Бывает и так, что заложенных в смету материалов по какой-то причине больше нет на рынке – сняты с производства или закончились поставки. Придется искать альтернативу, и не факт, что цена окажется такой же.
• Как справиться? Уточняйте наличие заявленных материалов и вносите в договоры спецификацию.
• Слишком затянули с ремонтом и не успели переехать вовремя, поэтому пришлось заплатить за аренду старого офиса – возникает так называемое удвоение арендной платы.

Как справиться? Планируйте переезд так, чтобы арендные каникулы начинались буквально в день старта работ по оформлению офиса. Ведите график проекта, чтобы следить за сроками.

• Не учли риски выхода из договора, и бывший арендодатель потребовал с вас неустойку за досрочное прекращение договора.

Как справиться? Заранее изучите составленный договор об аренде, все спорные места обсудите с юристами. Если у вас сложности с выездом, возможно, имеет смысл отложить переезд на срок истечения договора.

Как держать себя в рамках (бюджетных)

Несколько практических советов, которые помогут вам не выйти за границы бюджета.

• Если вы нашли подходящее помещение, не торопитесь заключать договор об аренде. Сначала пригласите инженеров-проектировщиков. Пусть они оценят возможности оформления офисного пространства на нужное количество человек. Специалисты точно скажут, можно ли в данном помещении удобно рассадить нужное количество людей.
• Если вы переезжаете в офис, который не нужно ремонтировать, необходимо получить представление о качестве сделанного ремонта или хотя бы перегородок между офисами. Перед переездом пригласите специалистов для оценки шумоизоляции помещений, степени износа существующих перегородок. Иначе можно оказаться в ситуации, когда в замечательном новом офисе качество работы сотрудников падает из-за шума. В результате вам придется вносить коррективы после переезда, и это снова дополнительные траты.
• Сотрудничайте с проверенными компаниями. В век информационной доступности легко получить данные о репутации любого потенциального поставщика. Пользуйтесь достижениями прогресса и не пытайтесь сэкономить, связавшись с компаниями-однодневками: выйдет себе дороже.
• Отмечайте расходы по каждому этапу вашего переезда. Так вам будет легче отследить график расходования средств.

Большинство ситуаций, в которых происходит перерасход средств, возникает из-за некомпетентности исполнителей или спешки. Так что планируйте свои действия тщательно и работайте с ответственными компаниями по прозрачным договорам – и вы обязательно уложитесь в бюджет.

Как сэкономить бюджет?

Несколько хитростей, которые помогут вам сэкономить средства.

• Сэкономить бюджет на переезд поможет сотрудничество с единым поставщиком основных офисных решений. Если за дизайн и обустройство внутреннего пространства офиса отвечает одна компания, то весь комплекс услуг вам обойдется дешевле, нежели заказы у разных поставщиков.
• Проверяйте смету от подрядчика. Не поленитесь позвонить поставщикам материалов и услуг, чтобы уточнить реальные цены.
• Подходите к переезду как к проекту. Составьте список задач и график их решения, выделите ответственных лиц и основные ключевые этапы. Так вы сможете контролировать процесс. Соблюдение сроков избавит от переплаты за аренду.
• Не гонитесь за самыми дорогими материалами. Прежде чем включить материал в смету, проконсультируйтесь со специалистами. Сейчас на рынке для многих импортных решений есть вполне достойные отечественные аналоги.

Чего делать не стоит, если вы хотите сэкономить бюджет

Мы говорили о том, что делать нужно и можно. Но есть шаги, которые не стоит предпринимать ни в коем случае, если вы хотите переехать в нормальное помещение в запланированные сроки.

Не пытайтесь проектировать дизайн помещения своими силами

Не пытайтесь объять необъятное. Всем известна старая истина: учить, лечить и ремонтировать у нас может каждый. Но не стоит доверять проектирование будущего офиса сотрудникам без специального опыта. У них может быть отличный навык использования графических программ, но они не занимаются проектированием. Итог всегда один: такой «дизайн» приходится переделывать за дополнительные деньги.

Что делать обязательно? Заложите в бюджет статью на проектирование дизайна и внутреннего пространства офиса.

Не переезжайте «на последние»

Не вкладывайте в переезд все свободные деньги. Вам потребуется заложить около 5–10 % на непредвиденные расходы. Кроме того, на новом месте ваши накладные расходы могут возрасти, особенно если вы переезжаете с расширением площади. Вам придется платить большую аренду, коммунальные расходы, и траты на содержание офиса также возрастут.

Что делать обязательно? Закладывать в бюджет до 10 % на непредвиденные расходы и учитывать, что расходы на содержание нового офиса могут возрасти.

Не экономьте на удобстве сотрудников

Не пытайтесь решить вопрос, усадив людей плотными рядами «локоть к локтю». Эффективность их труда – залог успешности любого бизнеса. Команда лучше работает в комфортных и шумоизолированных помещениях, а хорошая работа коллектива приносит больше денег компании. Так что прямым следствием вашей заботы о людях станет повышение рентабельности бизнеса.

Что делать обязательно? Ставить шумоизолированные перегородки, заказывать удобную мебель, повышать эргономичность рабочего места и обустраивать уютные релакс-румы.

Хотите правильно рассчитать бюджет на переезд, комфортно спланировать и разумно обставить офис? Спросите нас, как это сделать!