Из чего складывается бюджет на переезд?

04.04.2019

Переезд – это большие хлопоты и большие расходы. Как правильно посчитать бюджет на переезд, на чем можно сэкономить, а на чем лучше не пытаться – дороже выйдет. Наша статья поможет правильно рассчитать и распределить ресурсы. Написано на основе реального опыта.

Бюджет

Рассчитывая бюджет на переезд, придется учесть множество факторов и их взаимодействие

Основные затраты на переезд в новый офис

Вы решились на переезд в новый офис. Что будет первым шагом: поиск помещения, заказ дизайн-проекта, планировка пространства? Все это пока оставьте за скобками.

В первую очередь вам придется посчитать бюджет на переезд. И только потом, исходя из установленных бюджетных рамок, можно будет смотреть помещения, составлять схему рассадки и планировать оптимальный дизайн офисного пространства.

Каковы основные пункты расходования средств при переезде компании?

  • Арендные затраты на новый офис.
  • Стоимость инженерного проектирования.
  • Необходимая документация.
  • Дизайн-проект.
  • Ремонт помещения.
  • Обустройство будущего офиса: перегородки, мебель, оформление.
  • Навигация и брендирование.
  • Упаковка мебели и техники на прежнем месте дисклокации.
  • Транспортировка.
  • Расходные материалы для обустройства нового офиса.

К этим затратам добавьте и оперативные расходы, которые неизбежно увеличат бюджет переезда. Список может изменяться в зависимости от условий переезда.

ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ ПРЯМО СЕЙЧАС И ПОЛУЧИТЕ СКИДКУ 10%

Маленькие и большие бюджетные хитрости

Кажется, что ничего сложного нет: бери цифры, складывай и получай искомую сумму. Но почему так часто мы слышим отчаянную фразу: «Мы не уложились в бюджет!» Причин много, ведь подводных камней хватает. Вот несколько статей расходов, которые чаще всего ведут к перерасходам.

  • Цена материалов и услуг. Вы заложили в бюджет ремонт по одной стоимости за квадратный метр, а когда начали договариваться с подрядчиком, выяснилось, что цену материалов взяли из интернета и она давно выросла, в стоимость услуг не включили работу одного-двух важных специалистов.
  • Как справиться? Уточняйте цены, просите прозрачную смету, фиксируйте все договоренности. На своем опыте: мы предоставляем нашим заказчикам детализированную смету на все расходы и заключаем на ее основе договор – все четко и прогнозируемо.
  • Замена материалов. Бывает и так, что заложенных в смету материалов по какой-то причине больше нет на рынке – сняты с производства или закончились поставки. Придется искать альтернативу, и не факт, что цена окажется такой же.
  • Как справиться? Уточняйте наличие заявленных материалов и вносите в договоры спецификацию.
  • Слишком затянули с ремонтом и не успели переехать вовремя, поэтому пришлось заплатить за аренду старого офиса – возникает так называемое удвоение арендной платы.

Как справиться? Планируйте переезд так, чтобы арендные каникулы начинались буквально в день старта работ по оформлению офиса. Ведите график проекта, чтобы следить за сроками.

  • Не учли риски выхода из договора, и бывший арендодатель потребовал с вас неустойку за досрочное прекращение договора.

Как справиться? Заранее изучите составленный договор об аренде, все спорные места обсудите с юристами. Если у вас сложности с выездом, возможно, имеет смысл отложить переезд на срок истечения договора.

Переезд офиса

Планирование бюджета поможет вам не вылететь в трубу с переездом

Как держать себя в рамках (бюджетных)

Несколько практических советов, которые помогут вам не выйти за границы бюджета.

  • Если вы нашли подходящее помещение, не торопитесь заключать договор об аренде. Сначала пригласите инженеров-проектировщиков. Пусть они оценят возможности оформления офисного пространства на нужное количество человек. Специалисты точно скажут, можно ли в данном помещении удобно рассадить нужное количество людей.
  • Если вы переезжаете в офис, который не нужно ремонтировать, необходимо получить представление о качестве сделанного ремонта или хотя бы перегородок между офисами. Перед переездом пригласите специалистов для оценки шумоизоляции помещений, степени износа существующих перегородок. Иначе можно оказаться в ситуации, когда в замечательном новом офисе качество работы сотрудников падает из-за шума. В результате вам придется вносить коррективы после переезда, и это снова дополнительные траты.
  • Сотрудничайте с проверенными компаниями. В век информационной доступности легко получить данные о репутации любого потенциального поставщика. Пользуйтесь достижениями прогресса и не пытайтесь сэкономить, связавшись с компаниями-однодневками: выйдет себе дороже.
  • Отмечайте расходы по каждому этапу вашего переезда. Так вам будет легче отследить график расходования средств.

Большинство ситуаций, в которых происходит перерасход средств, возникает из-за некомпетентности исполнителей или спешки. Так что планируйте свои действия тщательно и работайте с ответственными компаниями по прозрачным договорам – и вы обязательно уложитесь в бюджет.

Как сэкономить бюджет?

Несколько хитростей, которые помогут вам сэкономить средства.

  • Сэкономить бюджет на переезд поможет сотрудничество с единым поставщиком основных офисных решений. Если за дизайн и обустройство внутреннего пространства офиса отвечает одна компания, то весь комплекс услуг вам обойдется дешевле, нежели заказы у разных поставщиков.
  • Проверяйте смету от подрядчика. Не поленитесь позвонить поставщикам материалов и услуг, чтобы уточнить реальные цены.
  • Подходите к переезду как к проекту. Составьте список задач и график их решения, выделите ответственных лиц и основные ключевые этапы. Так вы сможете контролировать процесс. Соблюдение сроков избавит от переплаты за аренду.
  • Не гонитесь за самыми дорогими материалами. Прежде чем включить материал в смету, проконсультируйтесь со специалистами. Сейчас на рынке для многих импортных решений есть вполне достойные отечественные аналоги.
Офисные перегородки

Заказ оформления офисного пространства у одного поставщика решений сэкономит время и деньги

Чего делать не стоит, если вы хотите сэкономить бюджет

Мы говорили о том, что делать нужно и можно. Но есть шаги, которые не стоит предпринимать ни в коем случае, если вы хотите переехать в нормальное помещение в запланированные сроки.

Не пытайтесь проектировать дизайн помещения своими силами

Не пытайтесь объять необъятное. Всем известна старая истина: учить, лечить и ремонтировать у нас может каждый. Но не стоит доверять проектирование будущего офиса сотрудникам без специального опыта. У них может быть отличный навык использования графических программ, но они не занимаются проектированием. Итог всегда один: такой «дизайн» приходится переделывать за дополнительные деньги.

Что делать обязательно? Заложите в бюджет статью на проектирование дизайна и внутреннего пространства офиса.

Не переезжайте «на последние»

Не вкладывайте в переезд все свободные деньги. Вам потребуется заложить около 5–10 % на непредвиденные расходы. Кроме того, на новом месте ваши накладные расходы могут возрасти, особенно если вы переезжаете с расширением площади. Вам придется платить большую аренду, коммунальные расходы, и траты на содержание офиса также возрастут.

Что делать обязательно? Закладывать в бюджет до 10 % на непредвиденные расходы и учитывать, что расходы на содержание нового офиса могут возрасти.

Контроль поэтапный

Поэтапный контроль средств поможет придерживаться графика расходования бюджета

Не экономьте на удобстве сотрудников

Не пытайтесь решить вопрос, усадив людей плотными рядами «локоть к локтю». Эффективность их труда – залог успешности любого бизнеса. Команда лучше работает в комфортных и шумоизолированных помещениях, а хорошая работа коллектива приносит больше денег компании. Так что прямым следствием вашей заботы о людях станет повышение рентабельности бизнеса.

Что делать обязательно? Ставить шумоизолированные перегородки, заказывать удобную мебель, повышать эргономичность рабочего места и обустраивать уютные релакс-румы.

Хотите правильно рассчитать бюджет на переезд, комфортно спланировать и разумно обставить офис? Спросите нас, как это сделать!


Возврат к списку

ОФИСНЫЕ ПЕРЕГОРОДКИ
ДВЕРИ QUASAR
УСЛУГИ

127081, Москва, ул. Вилюйская, д. 6
© QUASAR, 2000-2020.

+

Хотите такой же проект?

Заполните поля ниже, чтобы наш менеджер смог с вами связаться

Нажимая на кнопку “Отправить заявку” вы подтверждате свое согласие на обработку пользовательских данных

Ваше сообщение успешно отправлено!